Jak napsat průvodní dopis

Jistě jste se také někdy ocitli v situaci, která si vyžadovala oficiální jednání, které by provázel průvodní dopis. Sepsání takového textu ale není úplně snadnou záležitostí. A často vyžaduje splnění určitých pravidel. A to obvykle podle účelu, pro který jej potřebujete využít. Jak napsat průvodní dopis?  A kdy a v čem všem vám může pomoci?

Co je to průvodní dopis?

Pokud bychom se zamýšleli nad definicí pro průvodní dopis, pak by bylo třeba zmínit, že se jedná o písemnost, které má určité oficiální poslání. Doprovází (odtud slovo „průvodní“) obvykle jinou věc, informaci, žádost apod. a vysvětluje nebo informuje o tom, proč je tato jiná věc doručována. Průvodní dopis má specifickou formu a může být běžně v tištěné nebo elektronické podobě.

Co má obsahovat průvodní dopis

Otázka, jak má vypadat průvodní dopis, je zásadní ve chvíli, kdy řešíte, jak napsat průvodní dopis. Jako každý dopis by měl obsahovat označení adresáta, datum i podpis. Pokud půjde o úřední dokument je možné využít stručné sdělení obsahu v pojmenování dopisu, tedy uvedení slov „Věc: průvodní dopis k…..“.
Podle účelu, pro který jej potřebujete, je vhodné i oslovení adresáta obecně: „Vážení“ nebo konkrétně „Vážený/á pane/í“, po kterém následuje samotný obsah dopisu. Zde se již dostáváme k tomu, co napsat do průvodního dopisu. Průvodní dopis totiž informuje adresáta o tom, proč mu posíláte jeho přílohu nebo proč vůbec vcházíte do kontaktu s ním.

Průvodní a motivační dopis – rozdíl

Pokud jste se jako uchazeči o zaměstnání setkali s požadavkem připojit i motivační dopis, měli byste vědět, jaký je rozdíl mezi ním a dopisem průvodním. Průvodní dopis je v tomto případě obvykle kratší. Stručně v něm informujete personalistu o tom, že byste o nabízenou pozici měli zájem a že přílohou posíláte životopis a případně také motivační dopis.

Motivační dopis vás má pak lépe potencionálnímu zaměstnavateli představit a měl by obsahovat například váš zájem pracovat pro něj, proč se cítíte být tím nejvhodnějším kandidátem atd. Mimo jiné je pak motivační dopis prostorem k tomu, abyste poukázali na vaše dosavadní pracovní úspěchy, schopnosti a dovednosti. Má jednoduše zaměstnavatele zaujmout tak, aby vás pozval k pracovnímu pohovoru.

Kde a kdy průvodní dopis použít

Asi nejčastěji v běžném životě využijete průvodní dopis k životopisu. V současné době patří mezi základní náležitosti při hledání práce, a to vedle odeslání CV a motivačního dopisu. Vzhledem k povaze odesílání životopisu případnému zaměstnavateli, je průvodní dopis k CV velmi žádoucí. Zaměstnavatele v něm informujete o tom, proč životopis odesíláte, na jakou pozici reagujete a třeba kdy a jak jste k zastižení v případě zájmu. Jedná se o první oslovení a je jedno, jestli jste čerstvý absolvent, hledáte brigádu nebo se ucházíte o stálou práci.

Ať posíláte průvodní dopis jakýmkoli způsobem, měl by mít správné formátování, být dobře čitelný a také přehledný. Pokud ho posíláte v tištěné podobě, dbejte na dokonalý tisk z kvalitního toneru. 

Průvodní dopis při reklamacích a odstoupení od smlouvy

Také jako běžný spotřebitel se můžete setkat s nutností napsat průvodní dopis třeba při odstoupení od smlouvy. To využijete především ve chvíli, kdy nakupujete zboží online, a to vám z nějakého důvodu nevyhovuje. Stejně tak i řada prodejců poskytuje na svých stránkách průvodní dopis jako vzor pro reklamace nebo výměnu zboží. Ale využít můžete průvodní dopis i pro jiné situace, třeba ke svatebnímu oznámení, pro různé úřední žádosti, dotazy a jejich následné odpovědi.

Čeho se vyvarovat u psaní průvodního dopisu?

Rozhodně se vyvarujte pravopisných chyb. To, že tak úplně neznáte pravidla stylistiky ani tak nevadí, s těmi si nemusí tak úplně poradit ani personalista, který bude dopis číst, avšak pravopisné či gramatické chyby dělají první dojem – ten špatný. Dalším bodem je psaní otřepaných vět a frází, ale také zbytečná slovní vata a zdlouhavá souvětí.

Textu vždy dodáme nádech pozitivity a vyvarujeme se záporným slovům začínajícím na „ne“. Pokud zasíláte životopisů s průvodním dopisem k žádosti o zaměstnání více, přistupte ke každému individuálně. Jedná-li se o obecnou šablonu, která pasuje na jakoukoliv pozici, personalista to obvykle pozná. Zmiňte tak konkrétní firmu nebo nenásilně charakterizujte pracovní pozici, aby bylo jasné, že tento dopis byl sepsán právě pro ni.

Vzor průvodního dopisu

Samotný vzor průvodního dopisu není daný žádným zákonem ani nařízením, proto může být jeho forma volnější. Průvodní dopis vzor 2022 nebo jeho příklad si ovšem můžete stáhnout na internetu a nechat se jím inspirovat, nebo využít ten náš.

Vážený pane Nováku,

ráda bych se touto cestou ucházela o pracovní pozici „Vedoucí skladu“, která je uveřejněna na pracovním portálu Práce.cz. S touto pozicí mám již víceletou zkušenost, o které se dozvíte také v mém životopise, který naleznete v příloze tohoto e-mailu. Nabídnou Vám mohu nejen uplatnění získaných zkušeností, ale také vysoké pracovní nasazení, profesionalitu, vůdčí schopnosti a pozitivní přístup k práci i k podřízeným. Vystudovala jsem vysokou školu s logistickým zaměřením, což je pro vedoucího skladu rozhodně další plus.

Pokud je Vaše nabídka ještě aktuální, kontaktujte mě, prosím, na telefonní číslo uvedené v přiloženém životopise. Děkuji za Vaši odpověď a budu se těšit na osobní pohovor.

S pozdravem
Ing. Alena Volná